Université de Namur recrute
https://jobs.unamur.be/emploi.2023-09-01.5722735409Description de l'offre
Missions
Au sein du secrétariat de la Faculté de Médecine, vous aurez pour tâches principales :
• Accueillir les étudiants et visiteurs ;
• Gérer les appels téléphoniques entrants ;
• Gérer les e-mails et le courrier entrants : impression, scan, transfert et suivi (rappel aux personnes concernées, archivage …) ;
• Gérer l’affichage pour les étudiants via valves papier et le bureau virtuel de l’étudiant (BVE) ;
• Gérer les certificats médicaux des étudiants, établir un récapitulatif par semaine et transmettre aux responsables des travaux pratiques ;
• Gérer les locaux de la faculté via le logiciel institutionnel ADE, les demandes aux appariteurs et en faire le suivi ;
• Rédiger ou préparer des projets de courriers/mails ;
• Répondre aux demandes de relevés de notes des étudiants ;
• Apporter une aide pour l’organisation logistique de réunions/cours/événements facultaires : réservation d’auditoires/salles, matériel, catering, parking … ;
• Assurer la gestion des documents : scannage, impression, classement et archivage ;
• Réaliser, relire ou mettre en forme divers documents : courriers, tableaux,… ;
• Elaborer des notes de frais ;
• Suivre les étudiants inscrits dans le logiciel (NOE) de l’UNamur ;
• Apporter une aide aux modifications des horaires de cours et travaux pratiques ;
• Assurer la gestion des fournitures et du matériel.
Profil
Diplôme
Vous êtes titulaire d’un bachelier/graduat en secrétariat de direction ou équivalent.
Expérience
Une première expérience dans une fonction de secrétariat est considérée comme un atout important.
Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur universitaire est considérée comme un atout.
Compétences requises
Vous disposez des compétences suivantes :
• Très bonne connaissances des outils informatiques de bureautique (Office 365, et principalement Word et Excel) ;
• Bonne maîtrise de la langue française (orale et écrite) ;
• Polyvalence, esprit d’initiative, rigueur ;
• Excellente structure et organisation ;
• Capacité de gestion du stress ;
• Capacité à faire preuve de collaboration et à travailler en équipe ;
• Faire preuve de flexibilité (y compris capacité d’apprentissage/d’intégration de nouvelles informations).
Atouts complémentaires
• Connaissance des procédures internes à l’Université de Namur ;
• Connaissances des législations en vigueur dans l’enseignement supérieur de la Communauté Française ;
• Bonne connaissance de l’anglais.
Renseignements complémentaires
Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines (developpement.rh@unamur.be).
Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Sarah GARNY (Responsable administrative, Faculté de Médecine) – Tél. : 081/724345 – E-mail : sarah.garny@unamur.be
Contrat : contrat à durée indéterminée (33%) + contrat de remplacement (50%) jusqu’au 31/03/2024
Date d’entrée en fonction : dès que possible
Remarques
L’Université de Namur
Fondée en 1831, l’Université de Namur (UNamur) a pour mission l’enseignement, la recherche et le service à la communauté. Elle propose un enseignement de qualité qui accorde toute son importance à la réflexion sur le sens de l’Homme et sur les valeurs constitutives de la société dans laquelle il vit. Cet enseignement se nourrit d’une recherche de pointe, ancrée dans les réalités d’aujourd’hui, qui allie excellence et préoccupation du long terme. Elle attache une attention particulière à l’interdisciplinarité et prend en considération les enjeux humains et sociaux de la science et des techniques. L’enseignement et la recherche ont pour objectif respectif la diffusion de savoirs tenus pour valides et la construction de nouveaux savoirs. L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiants de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :
• 7 Facultés,
• 1 département interfacultaire,
• 11 Instituts de Recherche,
• 9 Plateformes Technologiques.
Cadre de travail
L’Université de Namur offre un cadre de travail accueillant, soucieux de votre bien-être ainsi que de son empreinte environnementale.
Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :
• De congés extralégaux (1) et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an,
• D’une prime de fin d’année (1),
• De télétravail structurel et occasionnel (1),
• D’une assurance accident de la vie privée et d’une assurance hospitalisation à tarif préférentiel pour tous les membres du personnel, d’une assurance groupe pour une partie des membres du personnel (1),
• D’un remboursement à 100% de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos) et d’une plateforme de co-voiturage,
• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire, de repas à tarif préférentiel, de cours de sport à tarif préférentiel et de réductions dans des magasins partenaires.
Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information : developement.rh@unamur.be.
Package salarial
Les barèmes (grade de premier agent spécialisé : barème 036) appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes
Votre expérience acquise :
• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté,
• Dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est reconnue comme probante) sur base d’attestations d’occupation,
• En tant qu’indépendant n’est pas valorisable.
Politique de recrutement
Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité.
L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de recrutement du chercheur de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).
Modalités de sélection
• Examen des CV
• Entretien par le Service des Ressources Humaines
• Epreuve de savoir-faire spécifique à la fonction
• Entretien par la Commission de recrutement
Modalités pour postuler
La candidature, composée d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines, à Monsieur Philippe LIZIN, par mail à candidature@unamur.be pour le 27 septembre 2023 au plus tard.
Complément d'information
Faculté : Faculté de médecine
Département : Services communs
Grade : premier agent spécialisé filière administrative
Contrat : durée indéterminée
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)
Référence : 50007118 – 50001163 – 50001162
Personne de contact
Nom :Mathilde Jadot
Email :candidature@unamur.be
Tél. :081725337
